¿Tienes la seguridad de que las cosas se están haciendo bien en tu farmacia?

Artículo realizado por Luis de la Fuente, CEO del Grupo Mediformplus.

Cómo tratar las irregularidades que pueden surgir en el día a día de la gestión de la farmacia.

La farmacia tiene una misión principal: cuidar la salud de la sociedad; pero, para lograrlo, es necesario que el titular de la oficina de farmacia sea capaz de gestionar el día a día del negocio con todas las dificultades y retos que supone: gestión económica, de personal, de stock, de compras, de control, etc.

Sin duda, los desafíos que se encuentra el titular de la farmacia son tantos que resultan difíciles de gestionar en un día a día cambiante y dinámico como es la farmacia. Por muy bien que tratemos de hacerlo, hay cosas que se escapan a nuestro control, que nos provocan dudas y que se muestran como irregularidades que no somos capaces de explicar, pero que claramente afectan a la salud del negocio.

Algunas de las más habituales, y que seguro habéis experimentado alguna vez son:

• Descuadres de caja.
• Descuadres de stock.
• Uso incorrecto del programa de gestión.
• Sospechas de fraude interno.

Todas suponen quebraderos de cabeza para quien tiene la responsabilidad final de la farmacia, pero las sospechas de fraude interno es quizá una de las más complicadas de gestionar por muchas causas:

• La implicación personal que supone con nuestro equipo y personas que tienen nuestra confianza.
• La legislación particular del sector farmacéutico complica detectar el fraude a tiempo.
• Los titulares no cuentan con herramientas de diagnóstico ante una sospecha.
• Numerosos modus operandi hacen difícil y costoso detectar evidencias de fraude.

Las consecuencias de estas irregularidades en la farmacia son muchas; pueden ir desde importantes pérdidas económicas, hasta el deterioro del ambiente de laboral y de la reputación de la farmacia. Estos puntos son clave ya que pueden acabar afectando al nivel de ventas, servicio y confianza de nuestro paciente.

Ahora bien, ¿qué hacemos, como titulares de la farmacia, para detectar y gestionar estas irregularidades? Esta es una pregunta importante si tenemos en cuenta que, en mayor o menor medida, es muy probable que aparezcan en la mayor parte de los negocios.

Las principales claves son:

• Contar con una información actualizada y de calidad en nuestro sistema de gestión.
• Tener un medio por el que analizar estos datos para buscar indicadores y patrones de riesgo que permitan detectar y prevenir los desajustes.
• Mantener un seguimiento periódico de este análisis.

Gracias a esto lograremos:

• Seguridad y protección frente a irregularidades en la gestión interna de la oficina de farmacia.
• Eficiencia en la gestión y un mayor control de lo que ocurre en el día a día del negocio.
• Mejorar la rentabilidad de la farmacia, evitando las pérdidas económicas debidas a irregularidades desconocidas.
• Tranquilidad en la gerencia de la plantilla y fomento de un ambiente de confianza.

La seguridad y tranquilidad en la gestión de farmacia es un objetivo que, aunque difícil, es alcanzable si nos apoyamos en procesos que nos ayuden en esta tarea mientras respetan la privacidad y confidencialidad de los datos y nos aportan protocolos internos, hábitos y recomendaciones para prevenir prácticas irregulares en la gestion.